Presentación realizada el 29 de Enero de 2015
jueves, 29 de enero de 2015
lunes, 19 de enero de 2015
La proporción adecuada
¿Cuántos especialistas en gestión de personas se necesitan
en una organización? Ninguno, diría con acidez algún crítico. Por años, al
interior de la profesión se ha considerado la proporción de 1:100 como una referencia
generalmente aceptada. Por cada 100 personas en la dotación de
una empresa debiera haber, más o menos, un puesto de trabajo destinado a las
tareas de recursos humanos. Sin embargo, ese número no debiera ser tomado literalmente.
Sobre
la base de una serie de informes y benchmarks realizados entre los años 2001 y
2014, es posible afirmar que la proporción cambia radicalmente dependiendo del tamaño
de la empresa. La relación 1:100 refleja bien lo que sucede en organizaciones
entre 250 y 500 personas; sin embargo las
organizaciones más pequeñas suelen ser más tolerantes a ratios más altos
(incluso cercanos a 3 especialistas por cada 100 personas). Por su parte, las
organizaciones más grandes pueden generar economías de escala que reducen la
proporción a la mitad (hasta 0,4 especialistas por cada 100 personas).
Los
diferentes reportes difieren en cuanto a las cifras específicas, pero todos
reconocen esta tendencia, la que si hubiera que resumir se podría plantear de
la siguiente manera:
Por supuesto, estas cifras pueden ser consideradas sólo como
una orientación muy general; los datos provienen principalmente de Estados
Unidos y el Reino Unido. Si bien a primera vista no pareciera haber muchas
diferencias entre ambos países, no pueden extrapolarse así como así a la realidad latinoamericana.
En especial, porque hay motivos para pensar que el ratio debiera ser sensible a
variables como a obligaciones derivadas de la legislación laboral, el nivel de tecnología aplicada a la
gestión de personas y la posibilidad de externalizar servicios o tareas.
lunes, 12 de enero de 2015
English spoken
Para saber si las prácticas de recursos humanos generan valor es necesario medir los resultados, ya sea verificando su efecto en los indicadores de negocio o utilizando mediciones estándares que permitan comparar diferentes realidades usando una misma regla.
Las becas Corfo, sin quererlo, generaron el experimento más grande que se haya realizado en Chile en relación al aprendizaje del inglés en ambientes laborales. Más de 17.000 personas fueron beneficiadas entre los años 2012 y 2013 con cursos de Inglés financiados por el estado, con el objetivo de contribuir en la meta de convertirnos en un país bilingüe. A diferencia de la mayoría de los programas de entrenamiento que se realizan en el país, el programa incorporó una medida independiente para evaluar los resultados del aprendizaje. Para ello, los alumnos rindieron, antes y después, el examen internacional TOEIC, que mide el nivel de dominio del idioma inglés específicamente en entornos laborales. Bajo estas condiciones, el programa Becas Corfo constituyó una oportunidad soñada para conocer si los cursos de inglés que se dictan en el país logran aumentar el dominio del idioma según un estándar internacional.
Para determinar si la participación en el programa tuvo un efecto en el manejo del idioma se pueden comparar los puntajes antes y después del curso. Más allá de cuántas personas mejoraron su puntaje, una medida interesante de efectividad es la cantidad de puntos TOEIC que sube una persona por cada hora de entrenamiento. Si bien no existen reportes públicos internacionales que señalen un estándar esperable de puntos, los resultados de diferentes experiencias disponibles permiten establecer un rango entre 1 y 2, donde subir un punto TOEIC por hora de capacitación es un registro razonablemente bueno (y dos puntos, muy bueno).
Las versiones anteriores de las Becas Corfo habían registrado mejoras más bien modestas (0,71 puntos). Para analizar los últimos resultados obtenidos, hay que considerar que se ofrecieron dos tipos de programas diferenciados por el número de horas; uno de 100 horas y otro del doble de duración. Por alguna razón, quienes fueron inscritos en los cursos de 100 horas tenían un puntaje inicial estadísticamente superior; probablemente se creyó que los que toman más horas de capacitación mejoran más. La evaluación del programa muestra que eso no es tan cierto.
Si bien tomar 200 horas implica un aumento de más puntos comparado con participar en cursos de 100 horas (149 versus 119), si se pondera por el tiempo invertido en capacitarse esa diferencia prácticamente se desvanece. Los cursos de 100 horas fueron más efectivos que los de 200 horas, subiendo 1,2 puntos por hora de entrenamiento, comparado con un alza de sólo 0,7 puntos por hora obtenido por los cursos largos. Como el costo de éstos es prácticamente el doble, queda claro que los resultados nos muestran que un curso de 100 horas es una opción más eficiente.
Internacionalmente, está razonablemente documentado que es más fácil subir el puntaje en los niveles más bajos de dominio del idioma. Dicho de otra forma, mientras más avanzado es el nivel de inglés, más tiempo toma mejorar un punto TOEIC. Esa relación también se dio en la muestra chilena, de manera que mientras más alto el puntaje inicial, menos puntos por hora se mejora. ¿A quién capacitar entonces? Queda claro que los cursos más cortos son preferibles, pero ¿conviene invertir los recursos en alguien que va a mejorar más puntos pero está más lejos del estándar mínimo para trabajar en un ambiente en inglés?
Para responder esa pregunta hay que considerar que, además de los puntajes, el TOEIC considera una serie de niveles de dominio. El mínimo para desempeñarse laboralmente es el llamado Limited Working Proficiency, que se logra a los 605 puntos. Habría que ver, entonces, cuántas personas pueden lograr ese nivel luego del curso.
Los resultados del programa de Becas Corfo en Chile muestran que, en el global, hay un 34% de los que tomaron cursos de inglés que no mejoran su nivel. De los que toman 100 horas de entrenamiento, un 56% logra subir un nivel y un 5% logra mejorar dos niveles. Por su parte, de los que toman cursos de 200 horas, un 61% sube de nivel, el 8% sube dos niveles y un no despreciable 30% se queda en el mismo con que partió.
Un resultado más bien modesto y que muestra que existe el riesgo de que, aun después de tomar cursos, un porcentaje relevante de los trabajadores no logre desempeñarse bien en el idioma. Para minimizar este riesgo, lo mejor es invertir en personas que estén en el nivel inmediatamente inferior y que tomen un curso de no más de 100 horas. Como vimos, tomar un curso de 200 horas probablemente duplicará el costo pero no duplicará los resultados, por lo que resulta más eficiente que participen en la modalidad más breve. Con los datos reales de las personas que estuvieron en esa situación en el programa se puede predecir que aproximadamente un 57% de ellos alcanzará o superará el nivel mínimo para trabajar en inglés. Inscribir a quienes están dos o más niveles parece poco efectivo en el corto plazo; aun cuando tomen 200 horas de capacitación, sólo un 12% sube los niveles necesarios para lograr un desempeño laboral razonable.
El dominio de un idioma no es una habilidad simple y las mejoras espectaculares a corto plazo son excepcionales. La experiencia chilena con las Becas Corfo para aprender inglés confirma esta afirmación. Para una empresa que quiere tener un grupo de personas con un nivel mínimo de dominio para el trabajo en el corto plazo, lo más racional es evitar hacer cursos masivos donde todos puedan inscribirse independiente del nivel. Es mejor evaluar el nivel inicial y concentrarse en quienes no están demasiado lejos del nivel esperado e inscribirlos un curso de no más de 100 horas (4-6 meses, dependiendo de la frecuencia).
Si no se cuenta con personas que estén cerca del nivel esperado, y se está dispuesto a realizar un esfuerzo de largo plazo, la experiencia chilena indica que conviene no inscribirlos en cursos largos, dividiendo el tiempo total en cursos más bien cortos. Aun así, hay que considerar que cerca de un tercio de los alumnos no alcanzará el nivel esperado, lo que implica que habrá que inscribir un número bastante superior a los que efectivamente la organización requiere. Y probablemente revisar el proceso de selección.
lunes, 5 de enero de 2015
Hacia un número mágico de la capacitación
En la gestión de personas no abundan los indicadores, lo que
nos pone en desventaja en relación a otras áreas del management. Menos
frecuentes aún son las series de largo plazo donde se puede ver la evolución de
un indicador en el tiempo, identificar tendencias o definir un estándar. Por
eso, cuando una medición logra superar la prueba del tiempo es interesante
revisarla, aun a pesar de las eventuales limitaciones que pudiera tener.
En capacitación, la serie de tiempo más larga con cifras del
sector privado es el State of the Industry Report, que prepara la American Society
for Training and Development desde hace 15 años y cuya versión 2014 acaba de
ser publicado. En este período, varios cambios han ocurrido con él, partiendo
por el nombre de la asociación que lo publica, que desde este año se llama
Association for Talent Development; el instrumento se ha modificado, el reporte
ha tenido diferentes focos y no siempre el modo de segmentar las organizaciones
ha sido realmente de utilidad. Además, la cantidad de empresas participantes se
ha mantenido entre 300 y 400, un número más bien modesto y del cual no siempre
se sabe cuántos corresponden a Estados Unidos y cuántos a otros países. Por
todo esto los resultados debieran ser tomados con cautela.
A favor del reporte se puede decir que, en lo esencial, se ha
mantenido en el tiempo y ha logrado publicar año a año resultados que permiten considerarlo
como una fuente de referencia para los profesionales del área.
Dicho eso, es lamentable que en Chile no exista un registro comparable,
ya que las cifras del Anuario Estadístico del Sence sólo cubren las actividades
realizadas vía franquicia tributaria, dejando fuera al sector público y otras
organizaciones que no utilizan el beneficio impositivo. Por otra parte, una
proporción considerable de los cursos y programas se efectúa en la modalidad de
gasto directo. Lo anterior es especialmente cierto en las grandes empresas, las
que más capacitan, y en todas aquellas que por sus remuneraciones recuperan un
bajo porcentaje del costo del entrenamiento.
Un esfuerzo en esa dirección es el panel que realiza desde
2004 la consultora E-Logos entre grandes empresas chilenas y que resume en su
informe Estado Del Arte De La Formación en Chile. Anualmente sin interrupción,
el reporte ha permitido conocer la evolución de lo que se realiza al interior
de las empresas, como el aumento del uso del e-learning, y lo convierten en un
excelente punto de partida para conocer el mercado del entrenamiento,
realizadas algunas salvedades relacionadas con la elección de las empresas. Primero,
que el estudio se focaliza en las grandes empresas con una muestra
relativamente pequeña (30 cada año), y segundo que la definición para ser
considerada como tal ha cambiado con el tiempo; mientras los informes iniciales
consideraban como tales a aquellas con más de 500 trabajadores, desde el año
2012 abarca a empresas con más de 200 empleados. Con estas limitaciones en
mente, vale la pena tratar de comparar los dos estudios en algún indicador que
se mida de la misma manera y no sea sensible al tamaño de la empresa.
Uno de los indicadores que cumple con lo anterior es la
cantidad de horas de entrenamiento efectivo por persona capacitada. Esta cifra es
interesante debido a que es fácil de calcular, utiliza números accesibles para
la mayoría de las unidades de capacitación, y puede ser aplicada a todo tipo de
organizaciones. Según el reporte 2014 de la ASTD, las horas usadas por empleado
típicamente no se ven afectadas por el tamaño de la empresa.
No es claro si esta afirmación se puede extrapolar a Chile
ya que, a lo menos en lo relativo a la franquicia tributaria, hay señales de
que la mayoría de los trabajadores capacitados laboran en grandes empresas. La
Comisión Revisora del Sistema de Capacitación e Intermediación Laboral (2011) estimó
esa proporción en cerca del 80%, siendo que las empresas de más de 200
trabajadores dan cuenta de cerca del 40% de la fuerza de trabajo (Ministerio de
Economía, Fomento y Turismo, 2014).
Los reportes de la de ASTD y de E-Logos no cubren el mismo
período de tiempo, pudiendo compararse sólo desde 2008 en adelante. Lo que sí se
puede apreciar en ambos es que la
cantidad de horas por persona ha mostrado ser un indicador relativamente estable en el
tiempo, si bien sensible a cambios económicos y en el mercado de
trabajo. Así, en el año de la crisis financiera de 2009 los indicadores de
ambos estudios muestran una baja para luego mantenerse estables hasta los
últimos datos disponibles.
Las horas capacitadas
por persona del estudio de Chile son consistentemente más altas que los
resultados del State of the Industry Report. Esto puede ser exclusivo de las
grandes empresas chilenas o a que en general se realiza más cantidad de entrenamiento
como efecto de la franquicia tributaria. No hay datos que permitan concluir
definitivamente al respecto.
Cuántas horas por persona debiera capacitar una empresa
depende de muchos factores; probablemente algunos de los más importantes son la
tasa de rotación, qué tan especializados son los cargos y la etapa del ciclo de
negocio en que se encuentra. Por ahora, los datos no permiten concluir si
existe un número mágico de horas de entrenamiento, pero sí cifras que pueden
servir como referencia para las empresas. Un número cercano a las 30 horas como mínimo e idealmente superior a las 45 horas anuales es un primer paso en esa dirección.
American
Society for Training and Development (2005-2014) State of the Industry Report.
Comisión Revisora del Sistema de Capacitación e
Intermediación Laboral (2011) Informe final Comisión. Recuperado el 29 de
Diciembre desde el sitio del Ministerio
de Economía, Fomento y Turismo
Fundación E- Logos (2008 – 2014) Estado del Arte de la
Formación en Chile
Ministerio de Economía, Fomento y Turismo (2014)
Antecedentes para la revisión de los criterios de clasificación del Estatuto
Pyme. Recuperado el 4 de Enero de 2015 desde http://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2014/04/Boletin-Revision-Clasificacion-Estatuto-Pyme.pdf
Ministerio de Economía, Fomento y Turismo (2014) Las
empresas en Chile por tamaño y sector económico desde el 2005 a la fecha.
Recuperado el 4 de Enero de 2015 desde http://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2014/06/Bolet%C3%ADn-Empresas-en-Chile-por-Tama%C3%B1o-y-Sector-2005-2012.pdf
Notas
- El indicador de la ASTD muestra un período inicial de muchas
fluctuaciones que bien pueden deberse a razones metodológicas. Esto es cierto a
lo menos para el año 2005, donde no existen datos consolidados debido a cambios
en la manera de agrupar a las empresas.
- El reporte de la ASTD muestra dos períodos de estabilidad,
uno que dura hasta el año 2009 (crisis subprime) y otro que dura hasta nuestros
días. En el primero, el reporte registra un promedio aproximado de 36 horas
anuales por persona; en el segundo período, que lleva ya cinco años, el
promedio es de 31 horas. Es muy pronto para concluir si esta disminución en el
entrenamiento por persona es un efecto temporal que debiera recuperarse en el
tiempo o si las 30 horas anuales es una medida que debiéramos empezar a
considerar como referente.
- El reporte de E-Logos desde el año 2012 cambió el criterio a
partir del cual el estudio considera como gran empresa, disminuyendo de 500 a
200 trabajadores. Esto no afectó el número promedio de horas, manteniéndose en
un rango similar a los años anteriores.
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